Rechnung schreiben mit dem iPhone
Wenn du beim Kunden bist oder unterwegs abrechnest, schreib die Rechnung gleich auf dem iPhone: Vorlage wählen, Kunde und Positionen eintragen, als PDF per E-Mail oder WhatsApp schicken. Ein Angebot wird nach der Zusage mit einem Tipp zur Rechnung.
Im App Store laden – erstes Dokument gratis
Schritt für Schritt
Mit Smart Rechnung & Angebot, unserer App:
- Tippe auf „Neue Rechnung“ und wähle eine Vorlage (mit Pro über 100). Logo, Markenfarbe und Schrift legst du einmal fest.
- Trag im „Firmenprofil“ einmalig Name und Adresse ein, und im Feld „Steuer-ID“ deine Steuernummer vom Finanzamt oder deine USt-IdNr. (nicht die persönliche Steuer-Identifikationsnummer). Sie steht danach auf jeder Rechnung.
- „Kunde hinzufügen“: Der Kunde bleibt gespeichert, genauso wie deine Artikel und Steuersätze.
- „Artikel hinzufügen“ mit Menge und Preis. Rabatt und Versand gehen auch. Als Steuersatz trägst du 19 % ein, bei ermäßigten Leistungen 7 %; als Kleinunternehmer wählst du „Keine Steuer“.
- Unter „Bedingungen & Notizen“ steht, was unten auf die Rechnung gedruckt wird: zum Beispiel „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ oder „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“. Als eigene Klausel gespeichert, ist der Satz beim nächsten Mal mit einem Tipp drin.
- Wähle die Zahlungsart: „Banküberweisung“ mit deiner Bankverbindung oder einen Zahlungslink, aus dem ein Bezahl-QR-Code auf der Rechnung wird.
- „Teilen“: als PDF per E-Mail, WhatsApp oder ausgedruckt.
Die Rechnungsnummern zählt die App selbst hoch. Trägst du einmal eine eigene Nummer wie 2026-001 ein, geht es mit 2026-002 weiter.
Vom Angebot zur Rechnung
Mit „Neues Angebot“ oder „Neuer Kostenvoranschlag“ schreibst du zuerst das Angebot. Sagt der Kunde zu, tippst du auf „In Rechnung umwandeln“; Kunde und Positionen sind schon drin.
Nach dem Versand
- Du siehst auf einen Blick, was bezahlt, offen, teilweise bezahlt oder überfällig ist.
- Mit „Zahlung erfassen“ trägst du Zahlungseingänge ein; der offene Betrag stimmt immer.
- Ist alles bezahlt, teilst du dieselbe Rechnung als Beleg, als bezahlt markiert und mit dem Datum des Zahlungseingangs.
- Ein Widget auf dem Home-Bildschirm zeigt dir offene Beträge.
Was kostenlos ist und was Pro
| Kostenlos | Pro |
|---|---|
| Dein erstes Dokument, ohne Konto (eines insgesamt, nicht pro Monat) | Unbegrenzte Rechnungen und QR-Exporte |
| 4 der 16 fertigen QR-Designs | 100+ Rechnungsvorlagen, alle QR-Stile und Designs |
| Exporte tragen unten eine kleine Zeile mit dem App-Namen | Komplettes Marken-Kit, ohne die Zeile mit dem App-Namen |
Was die App nicht macht
Sie erstellt PDF-Rechnungen, keine E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Ab 2028 müssen Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen sein; Rechnungen an Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Rechnungen von Kleinunternehmern sind davon ausgenommen. Die Fristen stehen bei der Rechnungsvorlage.
Kein iPhone zur Hand?
Füll die Rechnungsvorlage oder die Vorlage für Kleinunternehmer im Browser aus und speichere sie als PDF. Vor dem Auftrag gibt es die Angebotsvorlage.