Rechnungsvorlage für Freiberufler
Mit dieser kostenlosen Rechnungsvorlage für Freiberufler rechnest du Stunden oder Tage ab, füllst die Felder ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen im Browser aus und speicherst die Rechnung als PDF. Es wird nichts hochgeladen.
[Dein vollständiger Name]
[Straße Hausnummer], [PLZ Ort]
Steuernummer: [deine Steuernummer]
[Vollständiger Kundenname]
[Straße Hausnummer]
[PLZ Ort]
[Kontoinhaber / Bank]
IBAN: [deine gültige IBAN einsetzen]
| Projekt / Leistung | Menge | Einzelpreis € | Betrag € |
|---|---|---|---|
| Übersetzungsprojekt Beispiel-Handbuch: Terminologieabstimmung (Std.) | 2,5 | 80,00 | 200,00 |
| Übersetzung der vereinbarten Handbuchkapitel (Tag) | 2 | 480,00 | 960,00 |
Bitte überweisen Sie den Gesamtbetrag innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug. Geben Sie dabei die Rechnungsnummer als Verwendungszweck an.
Du brauchst kein Konto, bekommst kein Wasserzeichen und lädst keine Rechnungsdaten hoch. Klicke in die gestrichelten Felder und ersetze alle erfundenen Beispieldaten. Die Einheit „Std.“ oder „Tag“ steht in der Beschreibung; ins Mengenfeld gehört nur eine Zahl. Es gibt keinen Word- oder Excel-Download.
So nutzt du das Muster: Es startet mit 19 % Umsatzsteuer und rechnet Zeilen, Steuer und Summe automatisch. Der Steuersatz gilt im Browser für alle Positionen. Für eine steuerfreie Leistung kannst du ihn auf 0 setzen und den zutreffenden Befreiungshinweis in die Notiz schreiben; als Kleinunternehmer nutze die unten verlinkte eigene Vorlage. Setze im beschriebenen EU-Reverse-Charge-Fall den Steuersatz ebenfalls auf 0 und ergänze beide USt-IdNr. sowie den Pflichttext. Gemischte Steuersätze unterstützt dieses Browser-Muster nicht. Wähle anschließend „Drucken / als PDF speichern“ und im Druckdialog die PDF-Ausgabe. Ein Neuladen verwirft deine Eingaben.
Wer ist Freiberufler?
§ 18 Abs. 1 Nr. 1 EStG ordnet selbständig ausgeübte wissenschaftliche, künstlerische, schriftstellerische, unterrichtende und erzieherische Tätigkeiten sowie die dort genannten Katalogberufe und „ähnliche Berufe“ der freiberuflichen Tätigkeit zu.
Zum Katalog gehören unter anderem Ärzte, Rechtsanwälte, Ingenieure, Architekten, Journalisten, Dolmetscher und Übersetzer. „Freelancer“ ist keine eigene gesetzliche Kategorie in dieser Vorschrift: Entscheidend ist deine ausgeübte Tätigkeit. Ob ein nicht ausdrücklich genannter Beruf als „ähnlich“ einzuordnen ist, beurteilt diese Vorlage nicht; frag im Zweifel deine Steuerberatung.
Freiberufler bedeutet nicht automatisch umsatzsteuerfrei. Für eine reguläre Rechnung gelten dieselben Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG wie bei anderen Unternehmern. Prüfe vor der ersten Rechnung, welcher der folgenden Fälle tatsächlich auf deinen Umsatz zutrifft.
Rechnung schreiben ohne Umsatzsteuer – drei Fälle
Ohne ausgewiesene Umsatzsteuer brauchst du einen konkreten Grund und den dazu passenden Rechnungshinweis. Wähle keinen Text allein deshalb, weil du ihn auf einer anderen Rechnung gesehen hast.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG: Wenn die Befreiung für dich gilt, passt beispielsweise „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“ Nutze die Kleinunternehmer-Vorlage mit den dafür geltenden Angaben.
- Steuerfreie Leistung: § 4 Nr. 14 Buchst. a befreit Heilbehandlungen im Bereich der Humanmedizin im Rahmen der Tätigkeit als Arzt, Zahnarzt, Heilpraktiker, Physiotherapeut, Hebamme oder einer ähnlichen heilberuflichen Tätigkeit. Das ist keine Befreiung sämtlicher Umsätze dieser Berufe; die Vorschrift nimmt bestimmte selbst hergestellte oder wiederhergestellte Zahnprothesen und kieferorthopädische Apparate aus. § 4 Nr. 21 betrifft bestimmte Bildungs- und Unterrichtsleistungen, darunter Schul- und Hochschulunterricht von Privatlehrern. Bei Einrichtungen und dort tätigen selbständigen Lehrern gelten die im Gesetz genannten Voraussetzungen. Nicht jeder Kurs ist damit automatisch steuerfrei. Trifft die jeweilige Befreiung zu, kannst du etwa „Steuerfreie Heilbehandlung gemäß § 4 Nr. 14 Buchst. a UStG“ oder „Steuerfreier Unterricht gemäß § 4 Nr. 21 UStG“ schreiben. § 14 Abs. 4 Nr. 8 verlangt einen Hinweis auf die geltende Steuerbefreiung, nicht einen beliebigen dieser Beispielsätze.
- Geschäftskunde in einem anderen EU-Mitgliedstaat: Wenn du als in Deutschland ansässiger Unternehmer dort einen Umsatz ohne Beteiligung einer dortigen Betriebsstätte ausführst und der Empfänger die Steuer schuldet, verlangt § 14a Abs. 1 den Text „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“, sofern keine Gutschrift vereinbart ist. Für sonstige Leistungen nach § 3a Abs. 2 in diesem Fall kommen deine USt-IdNr. und die USt-IdNr. des Kunden hinzu; die Rechnung muss spätestens am 15. des Folgemonats ausgestellt sein. Beispiel: Leistung im November, Rechnung bis 15. Dezember. Ein ausländischer Firmensitz allein genügt nicht, um diese Regel ungeprüft anzuwenden.
Vor dem Versand prüfst du daher: Gilt der Grund für die gesamte Leistung? Steht der richtige Hinweis auf der Rechnung? Sind beim beschriebenen EU-Fall beide USt-IdNr. eingetragen? Bei Unsicherheit lass die steuerliche Einordnung klären.
7 % oder 19 %?
Der Regelsteuersatz ist 19 %; für die Einräumung, Übertragung und Wahrnehmung von Rechten aus dem Urheberrechtsgesetz nennt § 12 Abs. 2 Nr. 7 Buchst. c UStG 7 %. Entscheidend ist die abgerechnete Leistung, nicht ein Berufstitel.
Das bedeutet keine pauschale 7-%-Freigabe für kreative oder publizistische Arbeit. Prüfe, welche Rechte dein Vertrag tatsächlich umfasst, und frag im Zweifel deine Steuerberatung. Soweit keine Steuerbefreiung oder andere Ermäßigung greift, gilt § 12 Abs. 1 mit 19 %.
Rechnest du unterschiedlich besteuerte Leistungen gemeinsam ab, trenne sie in Positionen und schlüssle Entgelt und Steuer nach Steuersatz auf (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 und 8). Das Browser-Muster oben hat nur einen gemeinsamen Steuersatz; in der App lassen sich 7 % und 19 % je Zeile festlegen und auf einer Rechnung ausgeben.
Stundensatz, Tagessatz, Leistungszeitraum
Schreib pro Position, was du geleistet hast und in welchem Umfang; ergänze den tatsächlichen Leistungszeitpunkt (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 und 6 UStG). Damit kann dein Auftraggeber Stunden oder Tage dem vereinbarten Projekt zuordnen.
- Stundensatz: „Terminologieabstimmung, 2,5 Std. à 80,00 €“ ergibt im Beispiel 200,00 € netto. Trenne Abstimmung und andere Aufgaben, wenn sie getrennt vereinbart wurden.
- Tagessatz: Nenne die konkrete Arbeit und die Anzahl der abgerechneten Tage. Im Beispiel ergeben zwei Tage Übersetzung zu 480,00 € einen Nettobetrag von 960,00 €.
- Monatsabrechnung: Ergänze den Leistungszeitraum, etwa „1.–30. November 2026“, statt nur das Rechnungsdatum stehen zu lassen. Bei unterschiedlichen Zeiträumen schreibst du sie an die jeweilige Position.
Die 19 % im Muster sind ein Rechenbeispiel, keine steuerliche Einordnung eines Übersetzungsvertrags. Ersetze Beschreibung, Zeitraum und Steuerregel passend zu deinem tatsächlichen Auftrag.
Freiberufler-Rechnungen auf dem iPhone
Smart Rechnung & Angebot unterstützt für jeden Artikel eine Einheit wie „Std.“ oder „Tag“, Dezimalmengen und einen eigenen Steuersatz. So kannst du verschieden besteuerte Positionen auf einer Rechnung ausweisen oder „Keine Steuer“ wählen.
Schreib den Leistungszeitraum in die Positionsbeschreibung oder eine Klausel. Einen zutreffenden Befreiungs- oder Reverse-Charge-Hinweis kannst du als Klausel wiederverwenden; er erscheint am Dokumentende unter „Bedingungen & Notizen“. Prüfe vor dem Versand, ob er auf den aktuellen Auftrag passt. Deine Steuernummer oder USt-IdNr. wird aufgedruckt, Rechnungsnummern werden automatisch fortgeführt.
Ein Angebot vor dem Projekt hilft, Umfang und Abrechnungseinheit festzuhalten. Nach der Zusage wandelst du das Angebot in der App mit einem Tipp in eine Rechnung um. Das erste Dokument ist kostenlos, ohne Registrierung. Die Anleitung zur iPhone-App erklärt die Schritte; die Ausgabe ist PDF, keine strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD.
Für Renovierungsaufträge mit getrennten Arbeits- und Materialkosten gibt es die Handwerker-Rechnungsvorlage mit den besonderen Hinweisen für Privatkunden.