Rechnungsvorlage für Handwerker

Eine Handwerkerrechnung hält Arbeit, Material und Leistungszeitraum fest; füll dieses kostenlose Muster ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen im Browser aus und speichere es als PDF. Es wird nichts hochgeladen.

Ohne Anmeldung, ohne Wasserzeichen: Deine Eingaben werden nicht hochgeladen. Klicke zum Ausfüllen in die gestrichelten Felder. Das Beispiel ist vollständig erfunden; ersetze auch Namen, Anschriften, Steuernummer und Bankverbindung. Die Einheit steht in der Beschreibung, ins Mengenfeld kommt nur die Zahl. Es gibt keinen Word- oder Excel-Download.

Vor dem Speichern prüfen: Zeilenbeträge, Umsatzsteuer und Gesamtsumme rechnen sich automatisch. Die Arbeitskosten in der Notiz sind dagegen manuell eingetragen: Ändere diese Summe mit, wenn du Stunden, Preise oder Steuersatz änderst. Das Browser-Muster verwendet einen Steuersatz für die ganze Rechnung. Über „Drucken / als PDF speichern“ wählst du im Druckdialog die PDF-Ausgabe; Eingaben bleiben nach einem Neuladen nicht erhalten.

Was muss auf eine Handwerkerrechnung?

Beschreibe Art und Umfang deiner Arbeit, die Materialmengen und den Zeitpunkt der Leistung konkret (§ 14 Abs. 4 Nr. 5 und 6 UStG). „Malerarbeiten“ allein erklärt deinem Kunden weniger als „Wohnzimmerwände streichen, 6 Std.“.

• Arbeit: Tätigkeit, Einsatzort und abgerechnete Stunden nennen; bei einem Pauschalpreis den vereinbarten Leistungsumfang beschreiben.
• Material: Artikel und Menge aufführen, etwa zwei Eimer Wandfarbe à 10 l.
• Leistungszeitpunkt: Das tatsächliche Datum oder den Zeitraum angeben. Im Muster steht er im eigenen Feld „Leistungszeitraum“ im Rechnungskopf und gilt für alle Positionen; abweichende Zeiträume ergänzt du an der jeweiligen Position.

Die übrigen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG stehen in der allgemeinen Rechnungsvorlage.

Arbeitskosten und Material getrennt ausweisen (§ 35a EStG)

Bei begünstigten Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen können Privatkunden auf Antrag 20 % der Arbeitskosten von der tariflichen Einkommensteuer abziehen, höchstens 1 200 € jährlich (§ 35a Abs. 3 Satz 1 und Abs. 5 Satz 2 in Verbindung mit § 2 Abs. 7 EStG). Der Materialanteil gehört nicht zu diesen Arbeitskosten.

Die Arbeiten müssen im privaten Haushalt des Kunden in der EU oder im EWR erbracht werden (§ 35a Abs. 4). Damit dein Kunde die Arbeitskosten belegen kann, weist du sie getrennt vom Material aus und vereinbarst Zahlung per Banküberweisung. Der Kunde braucht eine Rechnung und muss auf dein Konto zahlen (§ 35a Abs. 5 Satz 3). Eine Barzahlung erfüllt diese Voraussetzung nicht.

Im fiktiven Muster ergeben 1,5 Std. Vorbereitung plus 6 Std. Streichen zu jeweils 60,00 € insgesamt 450,00 € Netto-Arbeitskosten. Daneben stehen 120,00 € Nettomaterial. Die Notiz schlüsselt die Arbeitskosten in 450,00 € netto und 85,50 € Umsatzsteuer auf. Welcher Betrag steuerlich angesetzt wird, klärt dein Kunde mit seiner Steuerberatung.

Ausschlüsse beachten: Öffentlich geförderte Maßnahmen mit zinsverbilligten Darlehen oder steuerfreien Zuschüssen sind ausgeschlossen (§ 35a Abs. 3 Satz 2). Nach Abs. 5 Satz 1 sind Aufwendungen ausgeschlossen, soweit sie Betriebsausgaben oder Werbungskosten darstellen oder bereits als Sonderausgaben oder außergewöhnliche Belastungen berücksichtigt worden sind; ebenso Aufwendungen, die dem Grunde nach unter § 10 Abs. 1 Nr. 5 fallen. Versprich deshalb keine bestimmte Höhe der Steuerermäßigung. Frag im Zweifel deine Steuerberatung.

Rechnung an Privatkunden: Frist und Aufbewahrungshinweis

Für steuerpflichtige Werklieferungen oder sonstige Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück musst du auch einem privaten Kunden innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung eine Rechnung ausstellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG).

In diesen Fällen gehört ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht des Kunden dazu (§ 14 Abs. 4 Nr. 9 und § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG). Aufzubewahren ist die Rechnung, ein Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage; die Frist beginnt am Ende des Ausstellungsjahres. Eine Rechnung aus 2026 führt damit zu einer Aufbewahrung bis Ende 2028.

Ein möglicher Hinweis lautet: „Bitte bewahren Sie diese Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre auf. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.“ Das Gesetz schreibt dafür keinen festen Wortlaut vor.

Du rechnest als Kleinunternehmer ab? Nutze die Vorlage mit Hinweis nach § 19 UStG und kläre die für deinen Fall geltende Rechnungspflicht mit deiner Steuerberatung.

Bauleistungen an andere Bauunternehmen (§ 13b UStG)

Bei Bauleistungen im Sinne des § 13b Abs. 2 Nr. 4 Satz 1 schuldet der Kunde die Umsatzsteuer, wenn er selbst nachhaltig entsprechende Bauleistungen erbringt (§ 13b Abs. 5 UStG). Ein Firmenkunde allein reicht dafür nicht.

Gemeint sind Arbeiten zur Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken; Planungs- und Überwachungsleistungen sind ausgenommen. Hat dein Kunde eine bei Ausführung gültige Bescheinigung seines Finanzamts über die nachhaltige Erbringung solcher Leistungen, ist davon auszugehen. Mit der Bescheinigung wird das vermutet; sie ist aber nicht die einzige Möglichkeit, das nachzuweisen.

Greift diese Steuerschuldnerschaft, erfolgt kein gesonderter Steuerausweis und du schreibst „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ auf die Rechnung (§ 14a Abs. 5 Satz 1 und 2). Übernimm dafür nicht unverändert das Privatkundenmuster mit 19 %; lass die Einordnung im Zweifel prüfen. Für inländische B2B-Rechnungen beachte außerdem die E-Rechnung-Regeln und Übergangsfristen; Privatkunden sind davon ausgenommen.

Handwerkerrechnungen auf dem iPhone

Mit Smart Rechnung & Angebot kannst du Arbeitszeit als Artikel mit der Einheit „Std.“ und einer Menge wie 1,5 erfassen. Beschreibe Material in eigenen Positionen und ergänze den Leistungszeitraum in der Positionsbeschreibung oder einer Klausel.

Speichere den passenden §-35a-Arbeitskostenhinweis und den Aufbewahrungshinweis als wiederverwendbare Klauseln: Sie erscheinen unten unter „Bedingungen & Notizen“. Den konkreten Arbeitskostenbetrag musst du vor jedem Versand prüfen und anpassen. Steuernummer oder USt-IdNr. werden aufgedruckt, die Rechnungsnummer läuft automatisch weiter.

Vor dem Auftrag hilft ein Angebot oder Kostenvoranschlag; in der App wandelst du ein Angebot nach der Zusage mit einem Tipp in eine Rechnung um. Das erste Dokument ist kostenlos und braucht kein Konto. Die App erzeugt PDF, keine strukturierte E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Die iPhone-Anleitung zeigt den Ablauf.

Du rechnest freiberufliche Leistungen ab? Dafür gibt es die Rechnungsvorlage für Freiberufler mit Hinweisen zu Steuerbefreiungen und EU-Geschäftskunden.

Rechtsgrundlagen, anhand der Auszüge vom 2. November 2026 geprüft: § 35a EStG, § 2 Abs. 7 EStG, § 14 UStG, § 14b UStG, § 13b UStG und § 14a UStG.

Hinweis: Diese Seite fasst die gesetzlichen Angaben zusammen und ersetzt keine Steuerberatung. Die Vorlage erzeugt ein PDF, keine E-Rechnung in einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD. Stand: November 2026.

Über diese Seite: Geschrieben von go ka, dem unabhängigen Entwickler der App Smart Rechnung & Angebot. Grundlage sind die am 2. November 2026 abgerufenen Gesetzesauszüge; die verlinkten Kleinunternehmer- und E-Rechnung-Regeln wurden am 17. Oktober 2026 geprüft. Fehler gefunden? Schreib an qinqiangji@gmail.com. Wie wir Fakten prüfen (Englisch).

Veröffentlicht 2026-11-02 · Aktualisiert 2026-11-06 · go ka